datenschutzerklärung der tormen architekten ag
1. einleitung
in dieser datenschutzerklärung wird erklärt, was tormen architekten ag mit ihren personendaten macht, wenn sie die website www.tormen.ch verwenden, dienstleistungen der tormen architekten ag beziehen, anderweitig mit der tormen architekten ag im rahmen eines vertrags in verbindung stehen oder sonst mit der tormen architekten ag kommunizieren.
allfällige abweichende bestimmungen im rahmen von verträgen, einwilligungserklärungen, spezifischen datenschutzerklärungen, formularen oder hinweisen gehen der vorliegenden datenschutzerklärung vor.
die vorliegende datenschutzerklärung ist auf die anforderungen des schweizerischen datenschutzgesetzes (dsg) ausgelegt und berücksichtigt dabei bereits das revidierte datenschutzgesetz (revdsg), welches am 1. september 2023 in kraft treten wird.
2. verantwortlicher
für die in dieser datenschutzerklärung beschriebenen datenbearbeitungen ist tormen architekten ag datenschutzrechtlich selbst verantwortlich, soweit im einzelfall nichts anderes kommuniziert wird. sie können die tormen architekten ag für Ihre datenschutzanliegen wie folgt erreichen:
herr reto tormen, gibelinstrasse 10, 4500 solothurn
tel. 032/622 02 84; e-mail: tormen@tormen.ch
3. erhebung und bearbeitung von personendaten
die tormen architekten ag bearbeitet verschiedene kategorien von personendaten. die wichtigsten kategorien sind die folgenden:
technische daten
wenn Sie die website von tormen architekten ag oder andere elektronische angebote verwenden, erhebt tormen architekten ag die ip-adresse ihres endgeräts und weitere technische daten, um die funktionalität und sicherheit dieser angebote sicherzustellen. zu diesen daten gehören auch protokolle, in denen die verwendung der systeme aufgezeichnet wird. um die funktionalität dieser angebote sicherzustellen, kann tormen architekten ag ihnen bzw. ihrem endgerät auch einen individuellen code zuweisen (z.b. in form eines sog. cookies). die technischen daten für sich lassen grundsätzlich keine rückschlüsse auf Ihre identität zu. im rahmen von benutzerkonten, registrierungen, zugangskontrollen oder der abwicklung von verträgen können sie jedoch mit anderen datenkategorien (und so ggf. mit Ihrer person) verknüpft werden.
registrierungsdaten
bestimmte angebote (z.b. wettbewerbe) und dienstleistungen (z.b. login-bereiche der website oder newsletter-versand) können nur mit einem benutzerkonto oder einer registrierung genutzt werden, die direkt bei uns oder über unsere externen login-dienstleister erfolgen kann. dabei müssen sie tormen architekten ag bestimmte daten angeben, und tormen architekten ag erhebt daten über die nutzung des angebots oder der dienstleistung. bei zugangskontrollen zu bestimmten anlagen können registrierungsdaten anfallen; je nach kontrollsystem auch biometrische daten.
kommunikationsdaten
wenn sie mit tormen architekten ag über das kontaktformular, per e-mail, telefon, brieflich oder sonstige kommunikationsmittel in kontakt stehen, erfasst tormen architekten ag die zwischen ihnen und tormen architekten ag ausgetauschten daten, einschliesslich ihrer kontaktdaten und der randdaten der kommunikation. wenn tormen architekten ag telefongespräche oder video-konferenzen z.b. zu schulungs- und qualitätssicherungszwecken aufzeichnet oder mithört, werden sie besonders darauf hingewiesen. solche aufzeichnungen dürfen nur entsprechend unseren internen vorgaben gemacht und verwendet werden. sie werden darüber informiert, ob und wann solche aufzeichnungen stattfinden, z.b. durch eine anzeige während der betreffenden video-konferenz. falls sie keine aufzeichnungen wünschen, weisen sie tormen architekten ag bitte darauf hin oder beenden sie ihre teilnahme. möchten sie lediglich keine aufzeichnung ihres bildes, schalten sie bitte Ihre kamera aus. wenn tormen architekten ag Ihre identität feststellen will oder muss, z.b. bei einem von Ihnen gestellten auskunftsbegehren, einem antrag für medienzugang etc., erhebt tormen architekten ag daten, um sie zu identifizieren (z.b. eine kopie ihres ausweises).
stammdaten
als stammdaten werden grunddaten bezeichnet, welche tormen architekten ag nebst den vertragsdaten (siehe nachfolgenden abschnitt) für die abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen beziehungen oder für marketing- und werbezwecke benötigt, wie name, kontaktdaten und informationen z.b. über Ihre rolle und funktion, ihre bankverbindung(en), ihr geburtsdatum, die kundenhistorie, vollmachte, unterschriftsberechtigungen und einwilligungserklärungen. ihre stammdaten bearbeitet tormen architekten ag, wenn sie kunde oder sonstiger geschäftlicher kontakt sind oder für einen solchen tätig sind (z.b. als kontaktperson des geschäftspartners), oder weil tormen architekten ag sie für eigene zwecke oder die zwecke eines vertragspartners ansprechen will (z.b. im rahmen von marketing und werbung, mit einladungen an anlässe, mit gutscheinen, mit newslettern etc.). tormen architekten ag erhält stammdaten von ihnen selbst (z.b. im rahmen einer registrierung), von stellen, für die sie tätig sind, oder von dritten, wie z.b. unseren vertragspartnern, verbänden und adresshändlern und aus öffentlich zugänglichen quellen, wie z.b. aus öffentlichen registern oder dem internet (websites, social media etc.).
vertragsdaten
vertragsdaten sind diejenigen daten, die im zusammenhang mit einem vertragsschluss und der vertragsabwicklung anfallen (z.b. art und datum des vertragsabschlusses, vertragsdauer, angaben über zu erbringende oder erbrachteleistungen, angaben über die rechnungsstellung, finanzdaten, angaben über die zufriedenheit, etc.). diese daten erheben wir i.d.r. von Ihnen, von vertragspartnern und von in die abwicklung des vertrages involvierten dritten, aber auch von drittquellen (z.b. anbietern von bonitätsdaten) und aus öffentlich zugänglich quellen.
verhaltens- und präferenzdaten
je nachdem, in welcher beziehung tormen architekten ag zu ihnen steht, versuchen wir sie kennenzulernen und unsere dienstleistungen und angebote besser auf sie auszurichten. dazu erheben und nutzen wir daten über Ihr verhalten und Ihre präferenzen. tormen architekten ag tut dies, indem angaben über Ihr verhalten in unserem bereich ausgewertet werden und diese können durch angaben von dritten – auch aus öffentlich zugänglichen quellen – ergänzt werden. gestützt darauf kann tormen architekten ag etwa die wahrscheinlichkeit berechnen, dass sie bestimmte leistungen in anspruch nehmen oder sich auf eine bestimmte weise verhalten. die dazu bearbeiteten daten sind uns teilweise bereits bekannt (z.b. wenn sie unsere leistungen in anspruch nehmen), oder tormen architekten ag gewinnt diese Daten, indem Ihr verhalten aufgezeichnet wird (z.b. wie sie auf unserer website navigieren).
sonstige daten
tormen architekten ag erhebt auch in anderen situationen personendaten. im zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen verfahren etwa fallen daten an (wie akten, beweismittel, etc.), die sich auch auf sie beziehen können. aus gründen des gesundheitsschutzes kann tormen architekten ag ebenfalls daten erheben (z.b. im rahmen eines schutzkonzepts). tormen architekten ag kann sodann fotos, videos und tonaufnahmen erhalten oder herstellen, in denen sie erkennbar sein können (z.b. an anlässen, durch sicherheitskameras etc.). es können auch daten erhoben werden, wer wann bestimmte gebäude betritt oder entsprechende zugangsrechte hat (inkl. bei zugangskontrollen, gestützt auf registrierungsdaten oder besucherlisten etc.), wer wann an anlässen oder aktionen (z.b. wettbewerben) teilnimmt oder wer wann die infrastruktur und systeme der tormen architekten ag verwendet.
4. herkunft der daten
viele der obgenannten personendaten geben sie tormen architekten ag selbst bekannt. bei diesen daten wird davon ausgegangen, dass diese richtig und aktuell sind. sollten sie tormen architekten ag personendaten anderer personen (z.b. familienmitgliedern oder mitarbeitenden) zur verfügung stellen, so wird angenommen, dass sie dazu ermächtigt sind und die angaben richtig sind. mit der übermittlung der daten über dritte bestätigen Sie dies.
soweit dies erlaubt ist, entnimmt tormen architekten ag gewisse personendaten auch öffentlich zugänglichen quellen (z.b. betreibungsregister, grundbücher, handelsregister, presse, internet) oder erhält solche von behörden und sonstigen dritten, insbesondere damit tormen architekten ag verträge mit ihnen abschliessen oder abwickeln kann.
5. pflicht zur bereitstellung von personendaten
im rahmen von geschäftsbeziehungen und zu kommunikationszwecken benötigt tormen architekten ag von ihnen diejenigen personendaten, die für die aufnahme und durchführung der beziehung und für die erfüllung der damit verbundenen vertraglichen pflichten erforderlich sind, insbesondere kommunikations-, stamm-, vertrags- oder registrierungsdaten. andernfalls wird tormen architekten ag in der regel nicht in der lage sein, ihre anfragen zu beantworten, anmeldungen zu berücksichtigen, einen vertrag mit ihnen zu schliessen oder diesen abzuwickeln.
6. bearbeitungszweck
tormen architekten ag bearbeitet ihre personendaten in erster linie im rahmen von geschäftsanbahnungen, beim abschluss und bei der abwicklung von verträgen mit mitgliedern, kunden und geschäftspartnern.
zudem bearbeitet tormen architekten ag Ihre personendaten zu kommunikationszwecken, insbesondere im zusammenhang mit dem kontaktformular, zur beantwortung von anfragen oder im zusammenhang mit der dienstleistungserbringung.
tormen architekten ag bearbeitet ihre daten auch für marketingzwecke und zur beziehungspflege, z.b. um mitgliedern, kunden und anderen vertragspartnern personalisierte werbung zu produkten und dienstleistungen der tormen architekten ag und von dritten zu senden. sie können diese art von bearbeitung jederzeit ablehnen bzw. eine einwilligung verweigern oder widerrufen.
ihre daten werden von tormen architekten ag weiter zur marktforschung, zur verbesserung unserer dienstleistungen und unseres betriebs sowie zur unternehmens-, dienstleistungs- und produkteentwicklung bearbeitet.
ihre daten können schliesslich zu sicherheitszwecken, zur einhaltung von gesetzen, weisungen und empfehlungen und interner regularien («compliance») (z.b. zur erfüllung von auskunfts-, informations- oder meldepflichten, archivierungspflichten, verhinderung und aufklärung von straftaten und anderen verstössen) sowie zur verbesserung unserer abläufe und administration sowie zu schulungs- und qualitätssicherungszwecken bearbeitet werden.
7. grundlage der bearbeitung
soweit tormen architekten ag für bestimmte bearbeitungen (z.b. für die bearbeitung besonders schützenswerter personendaten, für marketingmailing oder für werbesteuerungs- und verhaltensanalyse der website) ihre einwilligung erfordert, werden sie gesondert informiert. erteilte einwilligungen können sie jederzeit durch schriftliche mitteilung mit wirkung für die zukunft widerrufen. die kontaktangaben der tormen architekten ag finden sie unter ziff. 2. hiervor. sobald tormen architekten ag die mitteilung über den widerruf ihrer einwilligung erhalten hat, werden ihre daten nicht mehr für die zwecke bearbeitet, denen sie ursprünglich zugestimmt haben, es sei denn, es liege eine andere rechtsgrundlage vor. durch den widerruf Ihrer einwilligung wird die rechtmässigkeit, der aufgrund der einwilligung bis zum widerruf erfolgten bearbeitung, nicht berührt. erfolgt die bearbeitung Ihrer personendaten ohne Ihre einwilligung, wird die bearbeitung Ihrer daten darauf gestützt, dass diese für die anbahnung oder abwicklung eines vertrags mit Ihnen (oder der von ihnen vertretenen stelle) erforderlich ist oder dass tormen architekten ag oder dritte ein berechtigtes interesse daran haben, so insbesondere um die vorstehend unter ziff. 6 beschriebenen zwecke und damit verbundenen ziele zu verfolgen und entsprechende massnahmen durchführen zu können. zu den berechtigten interessen gehören auch die einhaltung von gesetzlichen vorschriften, soweit dies nicht ohnehin vom jeweils anwendbaren datenschutzrecht als rechtsgrundlage anerkannt ist.
8. profiling und automatische entscheidfindung
tormen architekten ag kann bestimmte ihrer persönlichen eigenschaften zu den in ziff. 6 hiervor genannten zwecken anhand ihrer daten automatisiert bewerten (sog. «profiling»), wenn präferenzdaten ermittelt werden sollen, aber auch um missbrauch- und sicherheitsrisiken festzustellen, statistische auswertungen vorzunehmen oder für betriebliche planungszwecke. zu denselben zwecken kann tormen architekten ag auch profile erstellen, d.h. tormen architekten ag kann verhaltens- und präferenzdaten, aber auch stamm- und vertragsdaten und ihnen zugeordnete technische daten kombinieren, um sie als person mit ihren unterschiedlichen interessen und sonstigen eigenschaften besser zu verstehen. in beiden fällen achtet tormen architekten ag auf die verhältnismässigkeit und zuverlässigkeit der ergebnisse und trifft massnahmen gegen eine missbräuchliche verwendung dieser profile oder eines profiling. tormen architekten ag nutzt dabei grundsätzlich keine vollautomatisierte entscheidfindung. sollte tormen architekten ag solche verfahren in einzelfällen doch einsetzen, werden sie hierüber gesondert informiert.
9. datenweitergabe und datenübermittlung ins ausland
im zusammenhang mit der website der tormen architekten ag, verträgen, dienstleistungen und rechtlichen pflichten sowie den unter ziff. 6 ausgeführten zwecken, können personendaten auch an dritte übermittelt werden. dabei handelt es sich insbesondere um dienstleister, die im auftrag der tormen architekten ag daten über Sie bearbeiten oder von tormen architekten ag erhalten (z.b. it-provider, versandunternehmen, werbedienstleister, reinigungsunternehmen, banken, versicherungen, inkasso-firmen, o.ä.), um vertragspartner inklusive kunden oder um behörden. diese empfänger können ihrerseits dritte beiziehen. diese empfänger können sich sowohl im inland wie auch im ausland befinden. bei einer übermittlung in ein land ohne angemessenen gesetzlichen datenschutz, sorgt tormen architekten ag – wie gesetzlich vorgesehen – dafür, dass die einhaltung des datenschutzes vertraglich gewährleistet wird. dazu werden die revidierten standardvertragsklauseln der europäischen kommission verwendet.
10. trackingtechniken
tormen architekten ag setzt auf der website typischerweise "cookies" und vergleichbare techniken ein, mit denen Ihr browser oder Ihr gerät identifiziert werden kann. ein cookie ist eine kleine datei, die an ihren computer gesendet bzw. vom verwendeten webbrowser automatisch auf ihrem computer oder mobilen gerät gespeichert wird, wenn sie die website besuchen. wenn sie die website erneut aufrufen, kann tormen architekten ag sie so wiedererkennen, selbst wenn tormen architekten ag nicht weiss, wer sie sind. neben cookies, die lediglich während einer sitzung benutzt und nach ihrem website-besuch gelöscht werden ("session cookies"), können cookies auch benutzt werden, um nutzereinstellungen und andere informationen über eine bestimmte zeit zu speichern ("permanente cookies"). sie können ihren browser jedoch so einstellen, dass er cookies zurückweist, nur für eine sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. sie können ihren browser auch mit software erweitern, die das tracking durch bestimmte dritte sperrt. weitere angaben dazu finden Sie auf den hilfeseiten Ihres browsers (meist unter dem stichwort «datenschutz»). die meisten browser sind so voreingestellt, dass sie cookies akzeptieren. tormen architekten ag nutzt permanente cookies, damit sie benutzereinstellungen speichern (z.b. sprache, auto-login) und damit tormen architekten ag besser versteht, wie sie die angebote und inhalte nutzen. wenn sie cookies sperren, kann es sein, dass gewisse funktionalitäten (wie z.b. sprachwahl, warenkorb, bestellprozesse) nicht mehr funktionieren.
tormen architekten ag setzt auf ihrer websites google analytics ein. dies ist eine dienstleistung von dritten, die sich im falle von google analytics in den usa befindet, mit welcher tormen architekten ag die nutzung der website (nicht personenbezogen) messen und auswerten kann. hierzu werden ebenfalls permanente cookies benutzt, die der dienstleister setzt. der dienstleister erhält von tormen architekten ag keine personendaten (und bewahrt auch keine ip-adressen auf), kann jedoch ihre nutzung der website verfolgen, diese angaben kombinieren mit daten von anderen websites, die sie besucht haben und die ebenfalls von dienstleister verfolgt werden, und diese erkenntnisse für eigene zwecke (z.b. steuerung von werbung) verwenden. soweit sie sich beim dienstleister selbst registriert haben, kennt der dienstleister sie auch. die bearbeitung Ihrer personendaten durch den dienstleister erfolgt dann in verantwortung des dienstleisters nach dessen datenschutzbestimmungen. der dienstleister wird tormen architekten ag lediglich mitteilen, wie die website genutzt wird (keine angaben über sie persönlich). sie können die speicherung von cookies durch eine entsprechende anpassung der einstellungen in Ihrem browser verhindern.
tormen architekten ag kann auf sozialen netzwerken und anderen von dritten betriebenen plattformen seiten und sonstige online-präsenzen betreiben («kanäle», «profile» etc.) und dort die unter ziff. 3 und nachfolgend umschriebenen daten über sie erheben. tormen architekten ag erhält diese daten von ihnen und den plattformen, wenn sie über unsere online-präsenz mit uns in kontakt kommen (z.b. wenn sie mit uns kommunizieren, unsere inhalte kommentieren, «liken» oder unsere präsenz besuchen). gleichzeitig werten die plattformen ihre nutzung unserer online-präsenz aus und verknüpfen diese daten mit weiteren, den plattformen bekannten daten über sie (z.b. zu Ihrem verhalten und Ihren präferenzen). sie bearbeiten diese daten auch für eigene zwecke in eigener verantwortlichkeit, insbesondere für marketing- und marktforschungszwecke (z.b. um werbung zu personalisieren) und um ihre plattformen zu steuern (z.b. welche inhalte sie ihnen anzeigen).
tormen architekten ag bearbeitet diese daten zu den in ziff. 6 beschriebenen zwecken, so insbesondere zur kommunikation, für marketingzwecke (einschliesslich werbung auf diesen plattformen) und zur marktforschung. von ihnen selbst veröffentlichte Inhalte (z.b. kommentar zu einer ankündigung) können wir selbst weiterverbreiten (z.b. in unserer werbung auf der plattform oder anderswo). tormen architekten ag oder die betreiberin der plattform können inhalte von oder zu ihnen auch entsprechen den nutzungsrichtlinien löschen oder einschränken (z.b. bei unangemessenen kommentaren).
auf der website der tormen architekten ag können angebote von social media-anbietern (z.b. facebook, instagram, twitter oder youtube) eingebunden werden (sog. plug-ins). diese angebote sind dabei standardmässig deaktiviert. sobald sie diese aktivieren (z.b. durch anklicken), können die entsprechenden anbieter feststellen, dass sie sich auf unserer website befinden. haben sie beim social media-anbieter ein konto, kann er ihnen diese angaben zuordnen und so Ihre nutzung von online-angeboten verfolgen. diese social media-anbieter bearbeiten diese daten in eigener verantwortung.
11. aufbewahrungsdauer
tormen architekten ag bearbeitet personendaten so lange, wie es für die erfüllung der vertraglichen und/oder gesetzlichen pflichten erforderlich ist. dies beinhaltet die dauer der gesamten geschäftsbeziehung (von der anbahnung, abwicklung bis zur beendigung des vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen aufbewahrungs- und dokumentationspflichten. die längere aufbewahrung kann ausserdem technisch bedingt sein, wenn sich bestimmte daten nicht von anderen daten trennen lassen und sie daher mit diesen zusammen aufbewahrt werden müssen (z.b. bei backups oder dokumentenmanagementsystem). stehen keine rechtlichen oder vertraglichen pflichten entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre daten nach ablauf der speicher- oder bearbeitungsdauer im rahmen unserer üblichen abläufe.
12. datensicherheit
tormen architekten ag trifft angemessene technische und organisatorische massnahmen zum schutz Ihrer personendaten vor unberechtigtem zugriff, missbrauch oder verlust, insbesondere durch erlass von weisungen, schulungen, it- und netzwerksicherheitslösungen, zugangskontrollen und -beschränkungen, verschlüsselung von datenträgern und übermittlungen, pseudonymisierung, protokollierung und kontrollen. zudem verpflichten wir auch unsere auftragsbearbeiter, angemessene sicherheitsmassnahmen zu treffen.
13. rechte
betroffene personen haben das recht, von tormen architekten ag auskunft darüber zu verlangen, ob und welche daten bearbeitet werden. weiter räumt das datenschutzgesetz betroffenen personen das recht ein, daten korrigieren zu lassen, wenn sie unrichtig sind, die löschung der daten zu verlangen, eine erteilte einwilligung zu widerrufen sowie die herausgabe der personendaten in einem gängigen elektronischen format zu verlangen (sog. datenportabilität). zur ausübung ihrer rechte können Sie tormen architekten ag unter den in ziff. 2 aufgeführten kontaktangaben kontaktieren. damit tormen architekten ag sie zur verhinderung eines missbrauchs identifizieren kann, ist ein ausweis oder eine ausweiskopie vorzulegen. sollten sie mit dem umgang durch tormen architekten ag mit ihren rechten oder dem datenschutz nicht einverstanden sein, könnten sie sich an den eidgenössischen datenschutz- und öffentlichkeitsbeauftragten (edöb) wenden. eine liste der zuständigen behörden im wer finden sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de.
14. änderungen
tormen architekten ag kann diese datenschutzerklärung jederzeit ohne vorankündigung anpassen. es gilt die jeweils aktuelle, auf der website publizierte fassung. soweit die datenschutzerklärung teil einer vereinbarung mit ihnen ist, wird tormen architekten ag sie im falle einer aktualisierung über die änderung per e-mail oder auf andere geeignete weise informieren.